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E-Mail-Knigge, E-Mail-Marketing
Kommunikation
Der kleine E-Mail-Knigge
Ein durchschnittlicher E-MailEmpfänger erhält am Tag sicherlich zwischen zehn und 50 Nachrichten. Wie also vermeiden, dass wichtige Nachrichten vom genervten User ungelesen gelöscht werden? Wer per E-Mails kommuniziert, sollte sich an einige Regeln halten.
@ @
im
e-commerce Internet
Der Text @
@
E-Mails mit HTML @
Fakt ist, dass nach dem Einstieg meist nur der erste Absatz gelesen wird. Findet der Empfänger hier nicht eine oder mehrere eindeutige Informationen, wird er kaum weiterlesen, und die Nachricht landet im virtuellen Mülleimer.
Wer seine Mails mit HTML gestaltet, sollte Folgendes bedenken: Oftmals Bilder geladen, also sollte sich der Sinn der Nachricht auch ohne sie erschließen. Ein anderer Fauxpas sind vorformatierte HTML-Mails. Schließlich werden geschäftliche E-Mails immer noch ausgedruckt. Da sollte eine
Herausforderung Kommunikation und noch eins e-commerce Lean Production Publishing Report
werden aus Sicherheitsgründen keine
unnötig kreative Gestaltung nicht
Im Visier | Die typischen E-Mail-Fehler
Die Adresse @
Aussagekräftige Betreffzeile
Kaum ein Unternehmen differenziert in seiner Kommunikation nach außen zwischen E-Mail-Adressen für rein geschäftliche und rein informative Inhalte. So landen die meisten Nachrichten bereits nach dem Lesen des Betreffs im Papierkorb. Besser ist es, wenn der Kunde selbst mit einem Klick zwischen den Mails unterscheiden kann.
@
Verständliche Abkürzungen
Vollständige & prägnante Information Klare Handlungsanweisung mit allen notwendigen Informationen
Nennung aller Kontaktdaten Gut druckbare Farben Nützliche Zusatzinformationen auf einen Blick erkennbar
Der Betreff @
@
Hier kann man von den großen Support-Centern lernen. Sie versehen den Betreff mit einem bestimmten Bezug. Das kann eine Nummer sein, oder auch ein Teil einer gemeinsamen Aufgabe, mit weiteren Detailangaben, die klar umreißt, was der nächste Arbeitschritt ist. So hat der Empfänger nicht das Gefühl, die E-Mail öffnen zu müssen, um überhaupt zu erfahren, worum es geht. In Zeiten permanenten Viren-Beschusses wollen die meisten Adressaten dieses Risiko ja gerade nicht eingehen. Oder sie verlieren nach der dritten Mail ohne exakten Betreff schlicht die Geduld und widmen sich lieber einer anderen Aufgabe. Autor: Jörg Oyen | Publishing Report
Handeln @
dazu führen, dass Unmengen von Papier verschwendet werden müssen.
@
Hat der Sender erst einmal obige Hürden genommen, sollte er dem Empfänger klar vermitteln, wie auf die E-Mail zu reagieren ist. Zum einen muss überhaupt ein Handlungsgrund bestehen, also z.B. die E-Mail mit einer direkten Aufforderung zur Kontaktaufnahme schließen. Zum anderen sollten die bevorzugten Kontaktwege, also E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Postanschrift samt Ansprechpartner angegeben werden.
Nicht vergessen @
Auch bei E-Mails liegt in der Kürze die Würze. Schließlich wurden sie als schnelles Kommunikationsinstrument erdacht. Riesige Anhänge kosten beim Laden unnötig Zeit. Und niemand will einen Roman am Bildschirm lesen. Und zu guter Letzt darf man sich nicht von der Formlosigkeit des Mediums verleiten lassen: Benimm- und Rechtschreibregeln gelten auch im E-Mail-Verkehr. Stand: 313
j.oyen@publishing-report.com | www.publishing-report.com 79
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